Comment gérer les archives dans une entreprise?

Maîtriser la gestion des informations de son entreprise est une véritable clé de voûte pour prendre les bonnes décisions. Sans un classement précis des données liées à la vie de l’entreprise, il est selon moi impossible d’assurer une croissance pérenne et stable.

Classer et répertorier pour mieux décider

Chaque jour, au sein d’une entreprise, le nombre de documents qui circulent est absolument colossal! Facture, devis, fiche de paie, courrier, attestation, les documents sont potentiellement illimités, et, il ne faut pas oublier qu’ils représentent la mémoire de l’entreprise.

En s’appuyant sur un rayonnage d’archive clair, précis et bien « priorisé », tout devient plus facile. Imaginez-vous chercher un document très important pour la signature d’un contrat pendant des heures? La réponse est non!

Rien de tel qu’une archive physique versus une archive numérique

A l’heure du tout numérique, j’ai longtemps pensé qu’il fallait numériser tous les documents. Les avantages sont certains, comme par exemple, le gain de place (23 000 pages pouvant être contenues dans 2 Cd…), une meilleure traçabilité (encore que…) et un gain de temps.

Toutefois, une archive numérique peut subir des attaques de la part de personnes malintentionnées.

Clairement, la sécurité des données n’est pas encore une réalité, et, je pense que ce ne sera jamais le cas. Par définition, tout système informatique (dont celui comprenant les archives…) est « piratable », et, vos données avec…De même, le stockage numérique a un certain coût qui peut vite grimper en flèche compte tenu du volume de paperasse accumulé au fil des semaines.

Savoir classer ses archives

En somme, tout réside dans le fait de savoir classer ses archives. Cela peut être via une date, un nom (de client, de fournisseur,…), un site (de production, administratif,…), un degré d’importance, voire un mix des possibilités préalablement citées.

L’objectif est de passer moins de temps à trouver une information afin de disposer de plus de temps pour décider et conquérir des parts de marché.