Comment mettre entre place son accueil d’entreprise ?

L’accueil est primordial au sein d’une entreprise. Il s’agit généralement du premier contact avec les clients ou les clients potentiels, mais également les prospects et les fournisseurs. Soigner l’accueil est indispensable pour véhiculer une image de qualité auprès de ces personnes.

Cette attention passe naturellement par le hall d’accueil de l’entreprise et de ses succursales, mais également par l’accueil téléphonique.

Soigner l’accueil physique

Quand une personne extérieure à l’entreprise entre dans l’entreprise, elle passe par l’accueil, généralement appelé hall d’accueil.

L’aménagement du hall ne doit pas être réalisé de façon hasardeuse. Au contraire, il est impératif de proposer un hall en lien avec l’image et la culture de l’entreprise. L’intérêt étant de créer une ambiance que ce soit à travers la disposition des éléments, les objets de décoration, les éléments d’attente (fauteuils, catalogues…), la lumière, les couleurs, le bruit, voire l’odeur. En jouant positivement sur les sens des visiteurs, on exerce une partie de la séduction. Nous recommandons de passer par un agenceur d’espace pour mettre en place l’aménagement de votre hall d’accueil.

Ensuite, l’accueil d’une entreprise repose aussi sur le personnel responsable de cet accueil. Ici, il faut prendre en compte le langage, la politesse, le code vestimentaire, la coiffure, le visage (sourire…). Il faut montrer au visiteur qu’on est disponible et à son écoute.

Soigner l’accueil téléphonique

Toute entreprise se doit d’avoir un service téléphonique, ou du moins de pouvoir être contactée par téléphone. Définir un accueil téléphonique professionnel repose sur différents aspects et différents enjeux :

  • Le temps : l’appelant ne doit pas patienter trop longtemps, ou du moins ne doit pas trop ressentir cette attente. Outre la musique d’attente, il est recommandé de fournir un délai et de revenir vers la personne pour lui dire qu’elle sera bientôt prise en charge.
  • La qualité de l’interlocuteur : voix, politesse, bonne humeur, écoute.
  • La qualité de l’information : l’appelant doit pouvoir être mis rapidement en relation avec la personne susceptible de répondre à ses besoins si le premier interlocuteur n’est pas suffisant. Ce dernier peut lui-même aller chercher l’information.

Notez qu’il est possible de passer par des messages enregistrés pour diriger l’appelant vers le bon service avant qu’il puisse s’adresser à un interlocuteur adapté.

Dans un environnement d’affaires, une présentation professionnelle et un accueil chaleureux sont des éléments indispensables pour favoriser une ambiance positive. Un accueil d’entreprise bien organisé garantira que les visiteurs se sentent les bienvenus et intégrés à l’environnement de travail. Il s’agit d’une vitrine de l’entreprise et détermine souvent la première impression qu’un visiteur aura de votre organisation. Les entreprises peuvent mettre en place diverses stratégies pour organiser un accueil qui saura fidéliser leurs visiteurs et collaborateurs, tout en rehaussant l’image de l’entreprise.

Tout d’abord, il est essentiel de planifier à l’avance l’accueil de votre entreprise. Il est impératif de choisir le personnel de l’accueil qui pourra gérer l’ensemble des demandes et renseigner les personnes sur l’entreprise. Les responsables doivent se montrer chaleureux et accueillants et être en mesure de répondre aux questions des visiteurs. Une connaissance du pays et de sa langue est un plus. Dans certains cas, lorsque le nombre de visiteurs est important, vous pouvez envisager de constituer une équipe dédiée à l’accueil dont le rôle sera de veiller à ce que tout se passe bien.

Ensuite, il est important de s’assurer que les installations de votre accueil sont à la hauteur de vos attentes. Une zone pour l’enregistrement des visiteurs et l’affichage des informations, des images et des signes d’indication pour faciliter leur accès sont nécessaires pour avoir une présentation bien rangée. Une literie confortable et discrète, ainsi que des consignes pour faciliter le check-in des visiteurs, peuvent aussi être prévues.

Par ailleurs, il est crucial de fournir aux visiteurs et collaborateurs des réponses rapides et professionnelles. Pour ce faire, il est judicieux de se servir des outils technologiques, notamment des systèmes de gestion des visiteurs (SV). Ces systèmes automatisent le processus d’enregistrement des visiteurs et sont conçus pour offrir une présentation exceptionnelle de l’entreprise. Ces SV peuvent être équipés d’un système d’auto-enregistrement pour le confort des visiteurs et un personnel à l’accueil spécialement dédié pour prendre en charge les demandes et leurs notifications.

Enfin, les gestionnaires de l’accueil devront veiller à ce que leurs annonces et autres informations soient claires et précises. Il est essentiel que le personnel à l’accueil sache exactement quoi faire et quand planifier les différentes tâches. Des procédures d’accueil claires comme des horaires ou des instructions détaillées seront très utiles pour assurer le bon déroulement des activités.

En conclusion, la mise en place un accueil efficace à votre entreprise est un indicateur de la qualité et de la croissance de votre organisation. L’important est de s’assurer que le personnel et les technologies utilisés soient performants pour garantir un accueil chaleureux et professionnel qui donnera à vos visiteurs une bonne première impression de votre entreprise.